Der digitale Wandel

Die Entwicklungen im Bereich neuer Technologien sind rasant und bringen eine wachsende Zahl neuer Möglichkeiten mit sich. Neue Geschäftsmodelle – neue Marktteilnehmer – und der Druck, mit maximal denselben Ressourcen mehr zur erreichen, steigt. Zugleich verschärfen sich auch die Anforderungen durch gesetzliche Bestimmungen und die Steuerkontrollrahmen werden bedeutend wichtiger.

Da in einer zunehmend digitalen Welt Veränderungen nicht vorhersehbar sind, müssen Unternehmen ihre Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellen, um den Chancen und Herausforderungen der digitalen Transformation professionell begegnen zu können.

Digitale Buchführung – alles immer im Blick

Mit den traditionellen Methoden der Steuerberatung sind Ihnen in Ihrem Unternehmen recht enge Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, betriebswirtschaftliche Daten jederzeit einsehen zu können. Dabei ist dies – gerade in der schnelllebigen modernen Wirtschaft – unabdingbar für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Die bisherigen Prozesse einer klassischen Unternehmensbuchhaltung beschäftigten sich mit der Verarbeitung von analogen Daten, also im Wesentlichen Papierbelegen, wie zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszügen, Verträgen, Lieferbelegen und Kassenbüchern. Diese Menge an haptisch vorhandenen Daten in ihrer Gänze und im Detail im Blick zu behalten, war kaum möglich. So bedingen beispielsweise Pendelordner für den Austausch der Buchführungspapiere zeitweilig Informationslücken Ihrerseits, was die darin enthaltenen Daten angeht.

Mit der digitalen Buchführung und dem damit einhergehenden Transfer von analogen in digitale Daten sowie der Einrichtung von Prozessen, die ausschließlich mit digitalen Daten funktionieren, haben wir Möglichkeiten geschaffen, mit denen Sie tagesaktuell, rund um die Uhr und von überall her alle relevanten Informationen nutzen können. Mit integrierten, durchgängig digitalen Prozessen erzielt die Hamburger Steuerberatungskanzlei Borkel Dedecke für Sie eine deutlich höhere Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Das zeigt, dass die Implementierung der digitalen Buchführung eine wesentliche Gestaltungsmöglichkeit darstellt, um dem digitalen Wandel adäquat zu begegnen.

Gehen wir ins Detail: Welche Vor- und Nachteile, welche Chancen und Herausforderungen sind mit einem digitalisierten Buchhaltungsprozess – der digitalen Buchführung – verbunden?

Digitale Belege wie Rechnungen und Quittungen sowie Kontoauszüge und Kassenbücher werden von aktuellen Buchhaltungsprogrammen durch eine OCR-Kennung (optical character recognition) vollautomatisch ausgelesen. In der Folge werden daraus Buchungsvorschläge generiert. Der Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum, der Lieferant, die Rechnungsnummer und viele Daten mehr erkennen die Programme bereits jetzt, sodass ein Buchhalter die Belege nicht mehr selbst erfassen muss.

Darüber hinaus werden die Bankbewegungen den bereits erfassten Belegen automatisch direkt zugeordnet, wenn diese erkannt wurden. Die Entwicklung in diesem Bereich wird so weit voranschreiten, dass der Buchhalter nur noch bei nicht erkannten Daten eingreifen muss, überwiegend funktioniert die Buchhaltung automatisiert. Der Buchhalter hat vielmehr die Aufgabe, die Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Messbare Kosteneinsparungen und die Realisierung von Optimierungsmöglichkeiten

Die Vorteile liegen auf der Hand. Bereits jetzt liegen viele Buchhaltungsunterlagen in digitaler Form vor. So versenden immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail. Die als Attachment versendete Rechnung muss nicht mehr ausgedruckt werden, sondern kann einfach in den Ordner für die Buchhaltung verschoben oder kopiert werden.

Auf diese Weise sparen Sie Ressourcen ein: zum Beispiel Papier, Ordner und Archivierungsraum, aber auch Personal, denn niemand muss sich mehr mit der Einsortierung der Rechnungen beschäftigen. Darüber hinaus gibt es bei den Druck- und Versandkosten hohes Einsparungspotential.

Digitale Archivierung verbessert die Belegablage

Durch die digitale Archivierung ist Ihnen der Zugriff auf alle Belege zu jeder Zeit über einen Internetzugang möglich. Die Unternehmensprozesse können verschlankt und effizienter gestaltet werden. Das Suchen von Papierbelegen entfällt, da alle Belege per Suchmaske gefunden werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ihre Daten revisionssicher sind, wenn sie zum Beispiel im DATEV-Rechenzentrum gespeichert werden.

Dezentrale Verwaltung der Buchhaltung möglich

Ihre Buchhaltung kann ohne Informationsverlust ausgelagert werden, da die Informationen durch den Echtzeit-Zugriff auf die Belege immer vorliegen. So sind Informationsverluste, die die Papierbuchhaltung mit sich bringt, weil Unterlagen beispielsweise gerade beim Steuerberater liegen, schlichtweg Geschichte.

Verringerung des Arbeitsaufkommens vor dem Umsatzsteuertermin

Bei der klassischen Buchhaltung erfordern die Vorbereitung von Pendelordnern und der Transport der Unterlagen einiges an logistischem und zeitlichem Aufwand. Dieser Aufwand entfällt durch die digitale Buchhaltung völlig. Vielmehr können die Belege nun jederzeit – rund um die Uhr und an jedem beliebigen Wochentag – auf die Datenbank hochgeladen werden.

Jederzeit aktuelle Auswertungen

Profitieren Sie von der Möglichkeit, Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Controlling-Reporte zu nehmen, wann immer und von wo aus Sie wollen! Sie sparen so Zeit und bares Geld.

Strategische Werte für Ihr Unternehmen

Im Rahmen der digitalen Transformation gewinnen Sie immer mehr detaillierte Erkenntnisse über Ihre Steuerdaten und können daraus umsetzungsreife Informationen ableiten. Sie erhalten dadurch auch eine bessere Entscheidungsunterstützung zum Beispiel bei Investitionsvorhaben sowie eine klarere Sicht auf sich bietende Steuereinsparungsmöglichkeiten. Die ständige Verfügbarkeit aller relevanten Daten in digitaler Form durch fortschrittliche Analysemethoden bietet völlig neue Auswertungsmöglichkeiten.

Optimale Steuerberatung in Echtzeit

Digitale Buchführungsprozesse sind bei der Beratung in steuerrelevanten Fragen von unschätzbarem Wert, da nur sie die tagesaktuelle und laufende Überwachung (Soll/Ist, Liquidität) in höchster Effizienz sicherstellen und somit ein schnelles Eingreifen ermöglichen. So kann Ihnen die Hamburger Steuerberatungskanzlei Borkel Dedecke zum Beispiel für Banktermine bezüglich eines Finanzierungs- oder Umschuldungsvorhabens anhand von Liquiditäts-, Ertrags- und Bilanzplanungen einen fundierten Ausblick auf die Zukunft eines Unternehmens geben.

Nachteile der digitalen Buchhaltung

Die Einführung einer digitalen Buchhaltung erfordert den Willen, die eigenen Unternehmensprozesse komplett neu zu denken und zu strukturieren. Die Geschäftsleitung muss diesen Prozess weitgehend selbst in die Wege leiten und begleiten, da die Daten aus der Buchhaltung ein wichtiges Steuerungselement des Unternehmens darstellen. Zudem muss das Personal in die digitale Welt begleitet werden. Dazu sind Fortbildungen notwendig – und es bedarf der Überzeugungskraft, dass die Digitalisierung unausweichlich ist.

Hinzu kommt, dass die Digitalisierung auch von einer funktionierenden und stabilen Kommunikationsinfrastruktur abhängig ist. So sollten schnelle Internetverbindungen und Server mit genügend  Speicherkapazität vorhanden sein, denn Verbindungsstörungen können zu Arbeitsausfall führen. Auch müssen in ausreichendem Maß Geräte zur Digitalisierung (Scanner etc.) und zur Darstellung der Daten vorhanden sein. Entsprechend sind Investitionen gegebenenfalls unausweichlich.

Unternehmen werden im Zeitalter der Digitalisierung immer häufiger Opfer von Cyber- Kriminalität. Daher ist es erforderlich, Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Eine Aufgabe, bei der der Staat, die Wirtschaft und die Wissenschaft, aber auch die Unternehmen selbst gefragt sind, damit die Chancen der Digitalisierung in vollem Umfang genutzt werden können.

Lohnt sich die Digitalisierung für Ihr Unternehmen?

Der digitale Wandel ist auch in der Buchhaltung voll angekommen. Dabei ist die Buchhaltung nur ein kleiner Prozess in den gesamten Unternehmensprozessen. Die Ergebnisse aus der Buchhaltung sind jedoch für die Unternehmenssteuerung existenziell. Hierüber läuft das Mahnwesen und sie sind die Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens.

Darüber hinaus bilden sie die Grundlage für eine Finanz- und Liquiditätsplanung des Unternehmens, und zum Teil dienen sie als Frühwarnsystem, dass sich in dem Umfeld, in dem sich das Unternehmen befindet, Veränderungen ergeben haben. Die Beobachtung des Wettbewerbs und der Vergleich mit Konkurrenten wird hierdurch erst ermöglicht. Daher sollte der schnelle Umstieg in die Digitalisierung das Ziel jedes Unternehmens sein – um schneller sein zu können als die Konkurrenz.

Die Entwicklung in der Digitalisierung ist rasant und wird sicherlich weiter fortschreiten. Zurzeit sind die Schnittstellen zwischen den Lieferanten digitaler Belege und den Unternehmen noch nicht umfassend standardisiert. So müssen bislang noch individuelle Schnittstellen zu Banken, Kunden, Lieferanten, Behörden etc. eingerichtet werden, um die Digitalisierung zu erreichen. In der Zukunft wird der Datenaustausch sicherlich noch wesentlich einfacher sein als bisher.

Die Finanzverwaltung zum Beispiel führt die Digitalisierung konsequent fort. So gibt es neben der elektronischen Einreichung von Steuererklärungen nun bereits die Möglichkeiten des Datenaustauschs für die Bilanz, das Einreichen von Anträgen und das Einlegen von Einsprüchen sowie für digitale Belege zur Prüfung der Buchhaltung eines Unternehmens. Hier hinken einige Wirtschaftsunternehmen der Finanzverwaltung noch hinterher.

Die Frage ist nicht, ob die Digitalisierung für ein Unternehmen sinnvoll ist, sondern wann!

Sie scannen Ihre Buchhaltungsbelege ein und legen die Scans online ab. Nach der Übertragung ins Rechenzentrum stehen die Belege sowohl Ihnen als auch uns zur Verfügung. Die revisionssichere Archivierung Ihrer digitalisierten Belege ist damit ebenfalls erfolgt.

Dann sind wir gefragt. Über eine spezielle Online-Anwendung werden uns die Belege im Buchführungsprogramm angezeigt. Die eingehenden Daten werden – wie bisher Ihre Papierbelege – von uns geprüft und anschließend verbucht. Jedem Buchungssatz wird dabei der entsprechende digitale Beleg zugeordnet, und Buchungssatz und Beleg werden fest verknüpft. So ist der Beleg für die Abschlusserstellung und Prüfung jederzeit verfügbar. Das erspart Rückfragen und Suchzeiten.

Auch die von Ihnen erstellten Ausgangsrechnungen, elektronisch erfassten Kassenbewegungen und Kontoumsätze können wir direkt in die Buchhaltung übernehmen. Das hat den Vorteil, dass die Übergabe und Vorlage der Buchhaltungsunterlagen auf Papier obsolet ist.

Sind die Daten von uns bearbeitet, können Sie über Ihren persönlichen Online-Zugang Einblick in die entsprechenden Informationen nehmen und so aktiv Ihr Unternehmen steuern.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung – weitergehende Schritte:

Zahlreiche Prozesse in Unternehmen sind im Laufe der Zeit gewachsene Abläufe, die so vertraut sind, dass sie im Arbeitsalltag nicht mehr hinterfragt werden. Man stellt sich nicht mehr die Frage, warum ein bestimmter Prozess so und nicht anders organisiert ist, ob eine andere Struktur oder Vorgehensweise nicht besser wäre – zum Beispiel schneller oder weniger umständlich. So kommt es immer wieder vor, dass unnötig Ressourcen gebunden werden. Um das zu vermeiden, ist es gerade im Hinblick auf die Digitalisierung und die damit einhergehenden Möglichkeiten der Automatisierung sinnvoll, von Zeit zu Zeit zu prüfen, welche Prozesse sich in welcher Weise optimieren lassen.

Mithilfe eines bereichsübergreifenden Ansatzes wird von unserer Seite Ihre derzeitige Position erfasst – als Grundlage dafür, sodann die Unternehmensstrategie, die Prozesse, Daten und Technologien zu bewerten. Durch diese Bewertung ist es möglich, Treiber und Hindernisse der Digitalisierung auszumachen und anhand dieser Identifizierung einen detaillierten Überblick über den Digitalisierungsstand in den vier genannten Bereichen zu erhalten.

Optimierungspotentiale können sich auf verschiedenste Art und Weise ergeben, zum Beispiel durch eine Verbesserung der Abläufe in Bereichen wie der Posteingangsbearbeitung, der Auftragsverwaltung, der Rechnungstellung, des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens. Auch die Optimierung des Ablagesystems ist gerade im Hinblick auf eine digitale Lösung ein probates Mittel. Darüber hinaus ist die interne Kommunikation, also die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, ein Feld, das vielfach Optimierungspotential bietet. Zugrundeliegend stellt sich immer die Frage, ob Ihr Unternehmen die aktuellen Herausforderungen gut bewältigen kann – und ob es auf die künftigen adäquat vorbereitet ist.